O trabalho remoto veio para ficar, principalmente nas empresas digitais. E aí, vem sempre uma grande dúvida: quais ferramentas eu preciso utilizar? Que ferramentas não podem faltar?

Entenda, primeiro, a sua empresa: sua empresa tem áreas, pessoas, processos e projetos. Mesmo que mais de uma área/função sejam executadas por uma mesma pessoa, ainda assim, pense nessas áreas e em seus processos específicos.

Sua empresa precisa ter:

1. Um local para armazenar suas informações, conhecimentos, documentações e que seja de fácil acesso a todos os envolvidos
2. Um canal de comunicação que seja fácil de utilizar e que não gere dispersões, evite perder informações importantes
3. Um local para gerenciar a execução da sua empresa

Dependendo do que a sua empresa vende, você pode vir a precisar de outras ferramentas, como: ferramenta de e-mail marketing, mapa mental, gravação de tela, reuniões, site…

Mas aqui eu vou te apresentar as ferramentas básicas para a sua operação, levando em consideração os 5 pilares do Método Elpo: planejamento, processos, gestão, comunicação e execução.

Para ter esses 4 pilares rodando bem na sua empresa, que é o básico que qualquer negócio precisa para poder viver e sobreviver, você pode utilizar:

Google Drive

O Google Drive mantém na nuvem todos os seus arquivos, mas uma atenção importante. Tenha pelo menos um e-mail corporativo para ter acesso aos Drives Compartilhados.

Se você só criar uma pasta no Google Drive, os arquivos que seu time for subindo nessa pasta, irá ocupar espaço do Drive deles e pode acontecer de eles acabarem deletando ao tentar liberar mais espaço nos seus Drives pessoais.

Então, crie um ou mais Drives Compartilhados, conforme você achar melhor a organização da sua empresa.

Lembre de estruturar as pastas certinhas, manter uma padronização de nomenclatura para os documentos e pastas.

Um padrão que facilite a busca desses arquivos. Eles precisam estar organizados dentro do Drive de modo que seja fácil de localizar um arquivo, sem ter que ficar abrindo pasta por pasta, arquivo por arquivo até achar o que você deseja.

Por exemplo, eu gosto de enumerar as pastas “01. | Nome da Pasta” e nomear os arquivos da maneira mais completa possível, dividindo em subpastas para facilitar a busca.

Digamos que você salve no seu Drive, atas de reuniões. Você pode salvar essas atas: ano.mês.data – Ata da Reunião X

E aí criar uma pasta para cada ano e uma pasta para cada mês.

Isso vai facilitar para você buscar uma ata específica ou revisar suas atas.

Slack ou Discord

Evite usar para comunicação da sua empresa o WhatsApp. Primeiro, porque as informações se perdem com facilidade. Segundo, que acaba muitas vezes misturando informações pessoais e de trabalho. Terceiro, acaba sobrecarregando o mental do seu time, porque todo mundo está conectado no WhatsApp o tempo inteiro. Imagina você tentando descansar e recebendo mensagens do trabalho. Você conseguiria descansar assim?

Tanto o Slack quanto o Discord, te permitem criar “canais” por áreas, projetos ou temas específicos, de maneira a organizar melhor a comunicação e também facilitar a busca por alguma mensagem específica.

Outra coisa que ajuda, é a possibilidade de criar “threads” de comunicações, que carinhosamente chamo de “tripinhas de mensagens”.

Dentro do Slack, você vai enviar uma mensagem contendo o objetivo da sua mensagem e responderá nessa mensagem (sem enviar ao canal a resposta) o que você quer falar sobre isso. A seguir, a conversa deve acontecer nessas respostas.

Ter esses objetivos, te ajuda a encontrar as informações mais fácil e rápido!

Dentro do Discord, é um pouco diferente. Você vai criar um tópico e vai seguir a mesma ideia: colocar o objetivo no nome do Tópico e na mensagem escrever o que você quer. As pessoas devem responder o tópico e não no canal.

Ter essas pequenas práticas facilitam e muito a comunicação: nenhuma mensagem será perdida, você encontrará mais fácil as informações que precisa e ficam mais organizadas as discussões.

Clickup

Você precisa organizar os seus processos, as suas rotinas e os seus projetos em um mesmo lugar para poder ter clareza da operação da sua empresa, assim como o seu time ter clareza de tudo que necessitam executar.

A começar que é importante a gente entender que o Clickup não é APENAS uma ferramenta de gestão de projetos ou de gestão de tarefas, mas é uma ferramenta DE GESTÃO!

Ou seja, dentro dele você consegue concentrar toda a gestão do seu negócio e ter visibilidade de como sua empresa está funcionando: desde o seu planejamento, os seus processos, as rotinas diárias até mesmo a comunicação do seu time quanto ao que vem sendo executado.

Então, entenda, Clickup é uma ferramenta de GESTÃO!

E como o Clickup pode te ajudar?

Já tive muitos Bobs comentando sobre os problemas que enfrentam em sua gestão, como: não conseguir sair do operacional, atrasos, retrabalhos, dificuldade de manter a qualidade, não conseguir estimar a produtividade do seu time ou mesmo time com baixa produtividade e comprometimento, não conseguir fortalecer a sua cultura, alta rotatividade do seu time…

E tudo isso pode ser solucionado com o Clickup.

O Clickup pode te ajudar a ter visibilidade do seu negócio, desde os objetivos e metas até a execução dos seus projetos, dos seus processos e das suas rotinas diárias.

Você consegue ter tudo ali, em apenas um lugar!

Você consegue criar tudo com facilidade e sem perder muito tempo ao repassar para o seu time o planejamento, porque os templates do Clickup te ajudam a ganhar velocidade.

As atividades recorrentes te ajudam a garantir que as rotinas estão sendo cumpridas pelo seu time.

E como você pode usar?

Você pode estruturar ali todas as áreas da sua empresa, nos espaços ou spaces. Ter organizadas todas as rotinas da sua empresa com as tarefas recorrentes. Ter todos os processos mapeados através dos templates, além de dividir projetos, processos e rotinas por áreas de cada empresa.

Junto com as dashboards, você pode acompanhar como seu time está desempenhando, como as rotinas estão sendo executadas, como os processos estão ocorrendo e como cada projeto está se saindo.

Você consegue avaliar se há a necessidade de contratar novas pessoas para o seu time, se tem alguém sendo subutilizado ou ainda se tem alguém que tá muito sobrecarregado.

Você consegue conhecer o desempenho de cada pessoa do seu time e diagnosticar se alguém está com algum problema ou dificuldade para resolver antes de virar uma bola de neve.

O Clickup é justamente a ferramenta que o seu negócio precisa e que você, como gestor e dono da empresa precisa para ter visibilidade e clareza do seu negócio. Para poder avaliar como sua empresa está e tomar decisões estratégicas!

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