Atrasos, apesar de ser algo que incomoda, podem ser (infelizmente) recorrentes. O perigo existe quando eles se tornam rotineiros a ponto de não mais incomodar, afinal, “é sempre assim, né?” A começar, é importante entender o que é um atraso. O significado de atraso é “falta de pontualidade no cumprimento de uma obrigação ou compromisso”.
No dia a dia profissional, os atrasos podem ser recorrentes e acontecer pelos mais diferentes motivos: podem ser motivados por atrasos externos, por falta de planejamento, por imprevistos…
Indiferente da razão, é possível contornar e lidar com essa situação.
Esse tipo de atraso pode ser o mais difícil de identificar, o mais fácil de ocorrer e o que pode existir mais dificuldade de resolver. Entretanto, existem algumas dicas que podem ajudar:
Você deixou um tempo adequado? Considerou o tempo que externamente era necessário? Considerou o tempo interno adequado para receber essa atividade e processar?
Considere sempre um tempo a mais para caso ocorram problemas ou se você não tem informações históricas do tempo que determinada atividade pode levar.
Quando dependemos de algo que está além do nosso controle é importante ter um plano de riscos:
O que pode sair fora do planejado e nos impactar negativamente? Tenho como prever essa situação? Caso aconteça, como eu posso mitigar esse efeito de modo a diminuir o prejuízo que eu posso ter com esse atraso?
Se o atraso ocorre por falta de planejamento, aqui fica bem mais óbvio o que precisa ser feito: melhorar o planejamento!
Se foi um planejamento pessoal de demandas, aquele clássico “achei que eu conseguiria fazer nesse tempo, mas não conseguir”, você pode usar algumas dicas para melhorar o seu planejamento:
Quantas horas você tem disponível por dia para o trabalho? São 8 horas? Então, planeje de atividade no máximo 5 horas, deixe essas 3 horas para caso ocorra algum imprevisto.
Tente metrificar de alguma maneira as atividades que você realiza, principalmente se forem atividades rotineiras, para que você reconheça o seu padrão e consiga se planejar melhor, entendendo quanto tempo leva para executar cada atividade.
É importante ter noção dos impactos que esse atraso pode causar.
É um impacto interno ou externo?
Afeta apenas um processo interno ou vai afetar a relação com os clientes?
Esse atraso trará impacto financeiro?
Será faturamento que a empresa deixará de ter ou será um prejuízo que a empresa terá?
Esse atraso está afetando outras atividades ou entregas?
Uma vez que você conheça o impacto desse atraso, é o momento de partir para a ação.
Existe algo já sendo feito para resolver esse atraso? O que pode ser feito para agilizar e diminuir os efeitos do atraso?
Caso você seja o responsável pelo atraso e não consiga pensar em soluções rapidamente, junte uma equipe para levantar ações e ir testando o que poderá ajudar vocês.
Nesse momento, você não pode perder mais tempo, precisa ir testando e usando a solução que vai mais rapidamente resolver o seu atraso.
Algumas vezes, pode não ser a solução perfeita, mas será a melhor solução que você poderá ter!
Acompanhe nossos conteúdos no Instagram e no YouTube!
E conheça mais sobre as nossas soluções aqui!
Clique aqui para conhecer a Mentoria Incipiens e inscreva-se na lista de espera