Atrasos, apesar de ser algo que incomoda, podem ser (infelizmente) recorrentes. O perigo existe quando eles se tornam rotineiros a ponto de não mais incomodar, afinal, “é sempre assim, né?” A começar, é importante entender o que é um atraso. O significado de atraso é “falta de pontualidade no cumprimento de uma obrigação ou compromisso”.
No dia a dia profissional, os atrasos podem ser recorrentes e acontecer pelos mais diferentes motivos: podem ser motivados por atrasos externos, por falta de planejamento, por imprevistos…
Indiferente da razão, é possível contornar e lidar com essa situação.
Causas externas ou imprevistos
Esse tipo de atraso pode ser o mais difícil de identificar, o mais fácil de ocorrer e o que pode existir mais dificuldade de resolver. Entretanto, existem algumas dicas que podem ajudar:
1.Fazer um planejamento adequado.
Você deixou um tempo adequado? Considerou o tempo que externamente era necessário? Considerou o tempo interno adequado para receber essa atividade e processar?
Considere sempre um tempo a mais para caso ocorram problemas ou se você não tem informações históricas do tempo que determinada atividade pode levar.
2. Planejamento dos riscos
Quando dependemos de algo que está além do nosso controle é importante ter um plano de riscos:
O que pode sair fora do planejado e nos impactar negativamente? Tenho como prever essa situação? Caso aconteça, como eu posso mitigar esse efeito de modo a diminuir o prejuízo que eu posso ter com esse atraso?
Falta de planejamento
Se o atraso ocorre por falta de planejamento, aqui fica bem mais óbvio o que precisa ser feito: melhorar o planejamento!
Se foi um planejamento pessoal de demandas, aquele clássico “achei que eu conseguiria fazer nesse tempo, mas não conseguir”, você pode usar algumas dicas para melhorar o seu planejamento:
1. Não planeje todas as horas do seu dia!
Quantas horas você tem disponível por dia para o trabalho? São 8 horas? Então, planeje de atividade no máximo 5 horas, deixe essas 3 horas para caso ocorra algum imprevisto.
2. Tenha métricas!
Tente metrificar de alguma maneira as atividades que você realiza, principalmente se forem atividades rotineiras, para que você reconheça o seu padrão e consiga se planejar melhor, entendendo quanto tempo leva para executar cada atividade.
Agora, se o atraso já aconteceu, o que fazer?
É importante ter noção dos impactos que esse atraso pode causar.
É um impacto interno ou externo?
Afeta apenas um processo interno ou vai afetar a relação com os clientes?
Esse atraso trará impacto financeiro?
Será faturamento que a empresa deixará de ter ou será um prejuízo que a empresa terá?
Esse atraso está afetando outras atividades ou entregas?
Uma vez que você conheça o impacto desse atraso, é o momento de partir para a ação.
Existe algo já sendo feito para resolver esse atraso? O que pode ser feito para agilizar e diminuir os efeitos do atraso?
Caso você seja o responsável pelo atraso e não consiga pensar em soluções rapidamente, junte uma equipe para levantar ações e ir testando o que poderá ajudar vocês.
Nesse momento, você não pode perder mais tempo, precisa ir testando e usando a solução que vai mais rapidamente resolver o seu atraso.
Algumas vezes, pode não ser a solução perfeita, mas será a melhor solução que você poderá ter!
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