Você sente que vive apagando incêndios no seu negócio?

Se você é empresário ou dono de negócio, sabe que a rotina é feita de turbulências: o atraso do fornecedor, a desistência de um cliente crucial, a crise interna na equipe, os atrasos, queda de qualidade, se não cobrar parece que o time não entrega, responder várias vezes ao dia as mesmas perguntas…

Isso é o que muitos chamam de “caos”. É fácil sentir-se sobrecarregado e acreditar que essa desordem é normal de qualquer um que tenha um CNPJ.

Entretanto, a verdade é que: o caos vai sempre existir, mas ele não é o seu inimigo.

O problema não é o caos; é a falta de Gestão de Verdade para lidar com os imprevistos, os problemas… o caos.

Neste artigo, você vai entender como usar a Gestão de Verdade para parar de lutar contra a desordem e começar a usá-la como um poderoso catalisador para o crescimento e a organização do seu negócio.

O Caos: O sintoma mais claro da falta de Gestão

Para o dono de negócio racional e em busca de soluções reais, é fundamental aplicar a lógica de causa e efeito. Se o seu negócio vive em um estado constante de emergência, onde o “imprevisto” se tornou a rotina, você não tem um problema de sorte ou de mercado. Você tem um problema de Gestão.

O caos que observamos no dia a dia, como: retrabalho, falhas de entrega, conflitos, qualidade abaixo do esperado, falta de proatividade, falta de produtividade, falta de autonomia e alta dependência, são apenas sintomas de que os alicerces de Gestão da sua empresa estão com problemas.

Você está lidando com as consequências e não com a causa. A Gestão de Verdade une os 5 pilares do Método Elpo para garantir que esses problemas, se acontecerem, sejam de fato a exceção e não a rotina.

Os 5 pilares são: processos, planejamento, comunicação, execução e a gestão (colando tudo junto).

O caos, quando surge, em qualquer um dos exemplos citados, vem justamente para demonstrar onde está o problema dentro da sua empresa, em qual dos pilares que você precisa se concentrar!

Ao reconhecer isso, você deixa de ser uma vítima do mercado, do azar ou do acaso e assume o controle. O caos se torna, então, uma fonte de informação valiosa para a melhoria do seu negócio e da sua Gestão.

De Bombeiro a Gestor: Usando o próprio caos para melhorar seus processos

A maioria dos donos de negócios passa a maior parte do tempo no modo “bombeiro”, apenas reagindo ao problema que surge e apagando incêndios do momento que acorda até o momento em que vai dormir.

O caos é justamente a bússola para sair do modo bombeiro para o modo gestor.

O caos sempre precede a ordem. Ele é importante porque demonstra as falhas no seu sistema e sinaliza as oportunidades que você não havia notado, mostrando o que não funciona mais e o que precisa mudar.

A Análise do Caos: diagnosticando o problema e criando seu plano de ação

Toda vez que acontecer um problema, é preciso sair da reatividade de buscar encontrar os culpados pelo erro e fazer uma caça às bruxas. Primeiro, assuma o controle dessa situação e entenda a situação, com foco em resolver o mais rápido possível.

• Qual problema aconteceu?
• O que esse problema levou a acontecer?

Entenda o problema, as consequências primeiro. O seu foco é resolver o quanto antes!

• Sua empresa já tem um planejamento de riscos?
• Sua empresa tem um registro de lições aprendidas?
• É algo que já aconteceu antes? Se sim, como foi resolvido antes?
• O que precisa ser feito para resolver, caso seja algo novo?

Seu foco é entender o que aconteceu, as consequências e resolver. Se sua empresa já tem um planejamento de riscos ou registro de lições aprendidas e é algo que já aconteceu antes, você já tem o plano de ação.

Caso contrário, precisa criar o mais rápido possível para mitigar as consequências o quanto antes.

Se for um problema novo, lembre de criar registros:

• Qual o problema?
• Como foi resolvido?
• Como poderia ser evitado?

Isso ajuda o seu negócio a estar mais preparado para os próximos imprevistos, porque sim, eles acontecem o tempo todo. Nos cabe apenas tentar prever, mitigar, evitar. E esse registro dos conhecimentos envolvidos nessa situação, te faz ganhar tempo futuro!

Segundo, após resolver o problema, é o momento de entender o problema!

• Por que esse erro aconteceu?
• Faltou uma orientação no planejamento?
• Faltou um detalhamento melhor do processo?
• Faltou alguma informação que deveria ter sido comunicada?
• Faltou atenção de quem executou?
• Faltou treinamento?
• Foi falha de ferramenta ou algo externo que levou ao problema?
• Era possível prever esse problema externo?
• Ele já aconteceu anteriormente?

Perceba, não é caçar culpados e apontar dedos. É entender onde está a falha para evitar que ela aconteça. Você pode (e deve) trazer os envolvidos para pensar junto com você e traçar já um plano de ação para que isso não aconteça novamente.

Por exemplo:

• Faltou orientação? Como melhorar a delegação? Você pode criar um documento padrão
• Faltou detalhamento do processo? Revise o processo e documente os passos e os responsáveis.
• Faltou alguma informação que deveria ter sido comunicada e não foi? Revise o fluxo de comunicação: canais, responsáveis, formatos das mensagens.
• Faltou treinar melhor o time? Ou seja, tinha já o material, mas o time não foi adequadamente treinado. Faça um treinamento o quanto antes.
• Foi um problema externo? Já havia acontecido e era possível prever? Crie um planejamento de riscos alocando um responsável por acompanhar esse risco.
• Foi um problema externo, mas não havia acontecido e era possível prever? Crie um planejamento de riscos, já identificando como prever esse risco e deixe um responsável por acompanhar
• Foi um problema externo, mas não havia acontecido e não era possível prever? Busquem aprender com a situação e já deixar plano de ação previsto para caso aconteça novamente, já conseguir agir assim que ocorrer.

Um exemplo desse último, é qual alguma ferramenta cai e fica indisponível. Não há como prever que vai acontecer, porque não tem aviso. Simplesmente para de funcionar, seja seu CRM, WhatsApp, sistema financeiro… O que resta é saber que para cada sistema externo que deixe de funcionar, qual vai ser o plano de mitigação automático que o time deverá rodar para mitigar os problemas.

O caos como antídoto do próprio caos

Como visto, todos os problemas que podem acontecer no seu negócio trazem consigo um aviso de que existe um problema em algum lugar: comunicação, processos, planejamento, execução e, consequentemente, onde tem um problema em algum desses 4 pilares, vai ter um problema de Gestão junto.

E cada um dos problemas, ao você parar para entender, vai vendo em qual pilar foi e como resolver para evitar que volte a acontecer. Não precisa ser um “caos”, ser uma correria, apontar dedos e culpar alguém. É sobre crescer juntos, aprender juntos, se preparar juntos.

Entretanto, conseguimos evitar que esses problemas aconteçam, trabalhando cada um dos pilares. Por exemplo:

• Processos claros, não mais regras: A clareza na comunicação sobre o que deve ser feito e como é vital. Os seus processos estão mapeados e claros para todos do time? Cada pessoa que entrou recebeu um treinamento sobre os processos que deveria executar?

• Comunicação é a chave da delegação: Nós nascemos sabendo falar, mas não nos comunicar. Comunicação é estratégica. Precisa ser pensada, planejada e estruturada. Vemos falhas nas nossas vidas pessoais e mais ainda no trabalho, onde geram prejuízos financeiros. Então, a delegação precisa ser bem estruturada e pensada. Ela anda junto com o pilar da comunicação e do planejamento: O que precisa ser feito? Por que precisa ser feito? Como precisa ser feito? Por quem precisa ser feito? Para quando precisa ser feito? Se sua delegação não traz pelo menos essas informações, você está falhando!

• Planejar não é difícil e nem demorado. Demorado é não planejar: Perceba que ao planejar, você economiza tempo, porque já corta o que não é essencial e direciona a energia para o que realmente importa. Logo, se você responder as mesmas perguntas usadas na delegação, você já vai ter um mini planejamento. É o que eu chamo de As 5 perguntas mágicas do planejamento: O que precisa ser feito? Por que precisa ser feito? Como precisa ser feito? Por quem precisa ser feito? Para quando precisa ser feito?

• Execução é o teste dos pilares: É justamente acompanhando a execução que você vê se todos os pilares estão rodando da forma correta, mas também precisa lembrar que a chave é ACOMPANHAR. Ou seja, você não larga e sai. Você acompanha o seu time, as entregas… Acompanhar não é tudo depender de você. Acompanhar não é você aprovar e validar cada detalhe. Se você cumpriu os pilares anteriores certo, você vai aguardar o resultado final, estar à disposição caso tenha faltado alguma informação, alguma orientação ou aconteça algum problema.

Por que a Gestão de Verdade é a cola que une todos os pilares?

O grande diferencial de um negócio estruturado é a Gestão. Ela é o pilar que sustenta e conecta o Planejamento, os Processos, a Comunicação e a Execução.

Hoje em dia, é muito comem dissociar a gestão em: Gestão de Projetos, Gestão Comercial, Gestão de Marketing, Gestão de Produtos…

Entretanto, todas essas “gestões” estão mais entre o estratégico e o tático do que de fato resumem a Gestão do seu negócio. Todas essas “gestões” são importantes, mas sozinhas não fazem milagre. Elas precisam de algo maior: A GESTÃO DE VERDADE DO SEU NEGÓCIO!

O seu negócio precisa ter o norte como negócio, a estratégia do negócio, o planejamento estratégico, os objetivos de longo prazo, médio prazo e curto prazo para que cada uma dessas gestões possa ser elaborada e seguir um mesmo rumo.

Se algo falhar seja nos processos, no planejamento, na comunicação ou na execução, isso quer dizer que exite uma falha no planejamento estratégico, na cultura, na estratégia da empresa.

É por isso que a Gestão de Verdade é a que cola todos os pilares, garantindo que tudo no seu negócio está alinhado e indo para o mesmo lugar, não um cabo de guerra com marketing indo pra um lado, diferente do comercial, diferente de produtos, diferente do que a empresa ambiciona alcançar no ano…

Transforme o Caos como catalisador do crescimento do seu negócio

Você não pode evitar o caos, mas pode e deve usá-lo como oportunidade de aprimorar o seu negócio, otimizar a sua empresa para chegar onde você quer e ter os resultados que deseja.

Use cada crise e cada caos como uma oportunidade de melhorar o seu negócio.